Afirma Gerardo Correas, Presidente de la Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo y de la Escuela Internacional de Protocolo que «un evento tiene que comunicar y generar marca».
Comparto íntegramente esta afirmación de mi amigo y maestro porque ciertamente si un evento, por minúsculo que sea, no comunica, el evento es fallido. El fracaso está asegurado. Desgraciadamente, cada vez nos encontramos con más eventos planos que no comunican, eventos fallidos, aunque llenen el aforo.
En reiteradas ocasiones durante la celebración de los cuatro congresos nacionales que ha organizado la Asociación de Escritores Noveles y que he tenido el privilegio de, con aciertos o chascos, de dirigir la orquesta, se ha felicitado a la asociación por su organización y puesta en escena. Palabras y reconocimientos que, en el fragor de la batalla, puede dar la sensación de que se reciben con frialdad pero cuando llega “el día siguiente” y se visualiza la película de los hechos se agradecen porque son la recompensa a las horas, días y meses de trabajo encubierto.
La organización de un evento merece respeto. No es cualquier cosa. Y exclusivamente los profesionales del sector estamos capacitados para organizarlo en óptimas condiciones, sin errores, y, como decía Gerardo Correas, enviando un mensaje. Cualquier entidad, desde la asociación más invisible del pueblo más pequeñito de España hasta las Jefatura del Estado debe comunicar en sus eventos; debe generar marca. Se genera marca de mil formas diferentes: con la comunicación online y offline, con el vestuario de los equipos directivos, con los discursos, en la escenografía, en la gastronomía, en los pequeños detalles que generan valor añadido…
El Prof. Emilio Lledó aceptó la Presidencia de Honor del III Congreso de Escritores, y confirmó su asistencia al acto de inauguración. Desde el Comité Organizador y desde la Junta Directiva se decidió ofrecer una cena de bienvenida a la que asistieron los ponentes, los patrocinadores del Congreso, los miembros de la Junta Directiva y del propio Comité Organizador. Con esa cena, a la que también asistió el consejero de Cultura del Gobierno de Asturias y la directora de la Oficina de Congresos del Ayuntamiento de Gijón, la asociación generó marca. Se ofreció un evento diferente. Lo fácil hubiera sido organizar una cena privada del propio comité organizador y la junta directiva con el Prof. Lledó. Al abrir el acto, generamos engagament que le dio valor a la marca de la asociación y a la del propio congreso.
Por otro lado, quienes acudieron al IV Congreso de Escritores, recordarán que en la imagen corporativa del congreso predominaba el color lila, o morado. Conforme avanzábamos en la organización, incluso planteamos con mi equipo de producción y coordinación, que las personas que componían la estructura orgánica de la asociación –es decir, la junta directiva- usaran obligatoriamente el color lila en su vestuario habitual durante los días del congreso, especialmente las mujeres.
Era una manera de comunicar. En el último momento desechamos la idea por una cuestión práctica de ámbito económico y personal de las personas afectadas. Pero transformamos eso en comunicar a través del famoso ‘maletín del congresista’ que, aunque era en tonos azules, la etiqueta con el nombre del usuario era de color lila. El mensaje era claro. La comunicación, en primera línea.
Más allá de esta situación de pandemia mundial, a diario se convocan miles y miles de eventos de todo tipo y condición: eventos culturales, sociales, deportivos, gastronómicos, económicos, políticos… eventos a los que pueden acudir desde dos o tres personas a cientos. En la creatividad del organizador, pero también en el mensaje que se quiera transmitir reside la magia de que ese evento no pase desapercibo. Hay eventos que se sabe de entrada que nacen condenados al fracaso más rotundo –por circunstancias varias-, y, sin embargo, en el último momento, se transforman en un evento perfecto, cargado de éxito. Y, por el contario, otros eventos que, de salida, los organizadores están convencidos que va a ser un éxito absoluto y, una cosa tan simple como el hecho de irse un invitado se enfade por el aire acondicionado, da al traste todo el acto.
Cualquier evento requiere cuidar pequeños detalles que, aunque nos parecen insignificantes, le dan valor al evento y, lógicamente, comunican. Por ejemplo, dependiendo del número de invitados, habilitar aparcamiento próximo al lugar de celebración; tener una perfecta señalización en el lugar del acto; puntualidad extrema para iniciar el acto y acabarlo; si acuden personas con movilidad reducida, habilitar espacio para ellos; facilitar la labor a los medios de comunicación; si tenemos la confirmación de asistencia de algún cargo institucional o de persona pública, ser prudentes y no airear su presencia; reservarles a estas personas espacio en las primeras filas; si vamos a utilizar más de un autocar, es recomendable, comunicarlo a la Policia Local (o Municipal) para que nos den las instrucciones necesarias con el fin de evitar problemas de tráfico; si al acto va asistir el Presidente, o miembros del Gobierno autonómico, Delegado del Gobierno en nuestra comunidad, el Alcalde de nuestra ciudad, u otras autoridades de primer rango, una vez confirmadas sus asistencia, es recomendable ponerlo en conocimiento del Cuerpo Nacional de Policía, o de la Policía Autonómica en su caso.
Otros detalles que generan engagament en los congresos de la asociación, pero también en otro tipo de eventos, es el hecho de que todos los ponentes y miembros de la junta directiva de la asociación, tengan ‘el maletín del congresista’ en sus respectivas habitaciones del hotel y no en la secretaría técnica del congreso, como el resto de los asistentes; también es importante, en los grandes eventos, tener un contrato con una compañía de taxis; contratar el servicio de coche con conductor para determinadas personas que, por su profesión o por su rango social, procede ofrecerles un servicio de transporte más distinguido; contratar el servicio de lenguaje de signos para todas las intervenciones; tener un acuerdo con un restaurante cercano para poder resolver comidas o cenas imprevistas, que siempre surgen. Si organizamos un evento con una entidad de pacientes o con una asociación de personas con discapacidad, casi me atrevería a recomendar como obligatorio comunicar este evento al Servicio 112 de la comunidad autónoma respectiva. Nadie está libre de una incidencia de salud, y es mejor que quienes nos vayan a ayudar, llegado el caso, tengan comunicación de la celebración de nuestro acto que no lo tengan.
Igual que estos detalles, podría seguir indicando muchas más recomendaciones que dan calidad y que, aunque nos parezcan ‘una tontería’, en realidad no lo son. Aportan un valor añadido increíble. Y, sobre todo, al acabar el evento, los asistentes se irán hablando bien, que es tan importante –o más., que el acto se desarrolle sin incidencias. Son gestos que enriquecerán el evento y que nos diferenciara del resto. Marcará la diferencia. Nos hará diferentes y, algo imprescindible en un mundo tan competitivo, fidelizará a nuestros asistentes y ponentes para futuros eventos.
Pero evidentemente esto no se hace gratis. Cuesta dinero, y es entonces cuando entra en escena la ingeniería diplomática. Dicho de otro modo: si la entidad organizadora, no dispone de muchos recursos, tendrá que llegar a acuerdos comerciales y publicitarios, para que los servicios contratados sean al menor coste posible a costa de publicidad.
Por tanto, ver un cartel publicitario con muchos logotipos, no significa que todos le hayan aportado dinero. En muchas ocasiones, se trata de acuerdos por rebajas de precios, o apoyo a servicios. Por eso, la ingeniería para sacar adelante un evento, como es el caso de un congreso, no es nada fácil, y requiere mucho más tiempo, esfuerzo, y trabajo del que cualquiera se puede imaginar.
Actualmente nos encontramos con la eclosión digital de los eventos. Afortunadamente si algo positivo hemos de extraer de la pandemia de la Covid19 es el final de los eventos exclusivamente presenciales, para nacer los eventos híbridos, en dónde la parte digital tiene mucha fuerza y hay que tratarla con el mismo respeto y cariño que la presencial. La comunidad digital de nuestros eventos tiene tanta fuerza como la comunidad presencial, o posiblemente más. La inmediatez de un tweet, de un mensaje en facebook o en instagram se va a hacer mucho más viral y mucho más transversal que la presencia de un asistente en un acto. En un momento en el que las restricciones autonómicas son tan desiguales y, por tanto, la movilidad entre comunidades e incluso entre poblaciones próximas resulta tan complicada, es imprescindible la construcción de eventos digitales.
A través de plataformas cómo zoom o Skype, se pueden organizar eventos con igual seguridad y confianza que si fueran presenciales, apoyados siempre en las redes sociales que nos moverán al público con plenas garantías sanitarias y epidemiológicas. Hay que concienciarse que los eventos digitales, igual que el teletrabajo, han llegado para quedarse, y es imprescindible hacer eventos híbridos porque, de otra manera, por ejemplo, la comunidad de nuestra fans page, en nuestras redes sociales queda huérfana. Y no estamos ya para más orfandades.
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